Die Artificial Intelligence hilft dem Enterprise Resource Planning auch dadurch, dass sie die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit findet. Entsprechende Module machen das ganz einfach.
Daten sind der heilige Gral der IT – für Endanwender sind aber die daraus generierten Informationen, in der Regel als Verträge, Rechnungen oder Dokumentationen abgespeichert – noch wichtiger. Will ein Mitarbeitender beispielsweise eine Bestellung bearbeiten, hilft ihm heute Artificial Intelligence (AI) dabei und liefert ihm alle dafür notwendigen Dateien direkt an die Hand.
Dabei sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eigentlich so alt wie die IT selbst. Neu ist die Ausführung als Modul für das ERP-System sowie die Unterstützung durch AI – sie macht die Suche nach den jeweils richtigen Dokumenten in den jeweils verschiedenen Datensammlungen kinderleicht. Die intelligente Dokumentverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) wird an das Enterprise Resource Planning (ERP)-System als Modul angeflanscht. Es enthält die fertige Lösung, um Schriftstücke wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen schnell zu finden.
Der erste Treiber für ein DMS ist meist die Finanzbuchhaltung. Bei ihr landen tagtäglich steuerrelevante Dokumente, die nach den GoBD bearbeitet, abgelegt und archiviert werden müssen. In der Vergangenheit kamen dafür oft, ja zu oft Insellösungen wie Papierordner oder lokale Laufwerke, die nicht abteilungs- oder standortübergreifend zugänglich sind, zum Einsatz. Spätestens bei einer Betriebsprüfung wurde das zum Problem, gerade wenn die Geduld der Prüfer auf die Probe gestellt werden musste.
Zentrale DMS-Lösungen unterstützen Mitarbeiter aber nicht nur bei der Archivierung, sondern eben auch bei Zugriff darauf. In Bruchteilen von Sekunden kann mit dem passenden Schlagwort das richtige Dokument gefunden werden. Teams können damit zudem kollaborativ zusammenarbeiten, auch wenn sie geografisch weit voneinander entfernt sind – für jüngere Knowlege-Worker eine selbstverständliche Grundvoraussetzung.
Das Gesetz liebt intelligentes DMS
Die GoBD schreiben im Kern die Unveränderbarkeit von Buchung und Aufzeichnung vor, beispielsweise bei steuerrelevanten Ausgangsbelegen. Diese müssen so aufbewahrt werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können oder Änderungen zumindest eindeutig nachzuvollziehen sind. Mithilfe eines AI-gesteuerten DMS-Moduls sind die Anforderungen schnell und ressourcenschonend zu realisieren. Auch eine Verfahrensdokumentation für die Buchprüfung lässt sich darüber erstellen und bei Bedarf aushändigen.
Ein weiterer Vorteil der Software ist die Verschlagwortung: Jedes elektronische Dokument wird dafür mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen und kann über die softwareinterne Suche auf Knopfdruck gefunden werden. Die Verknüpfung zwischen AI-gestütztes DMS hilft bei der Verwirklichung des papierlosen Büros – und spart damit Unmengen an wertvollem Papier ein. Nicht nur, dass weniger Papier zu weniger CO2 führt und damit die Umweltbilanz des Betriebes verbessert, es senkt auch signifikant die Kosten - Papier ist richtig teuer geworden, und Druckerbedarf wie Toner, die Geräte selbst und deren Wartung schlagen ebenfalls ordentlich zu Buche.
Das alles wird mit einem AI-angereicherten Modul für das DMS weitgehend überflüssig – auch die Raumkosten für das Dokumentenarchiv lassen sich dadurch sparen. Und das Beste: Der Staat fördert aktiv nachhaltige Digitalisierungsvorhaben, beispielsweise mit „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ vom Bundeswirtschaftsministerium (BMWK).
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