Gestörte Kommunikation bremst flexible Arbeit aus

Eine neue Studie rechnet uns vor, dass Büroangestellte in Deutschland aufgrund verwirrender Nachrichten einen ganzen Arbeitstag im Monat verlieren. Diese Ausfälle sowie Missverständnisse ließen sich durch neue Formen der Kommunikation verhindern.

In Deutschland wird aktuell intensiv darüber diskutiert, ob und in welcher Form der gesetzliche Anspruch auf Teilzeit künftig bestehen soll. Gleichzeitig sind zeitlich oder räumlich fragmentierte Arbeitsmodelle wie Teilzeit, Job-Sharing, hybrides Arbeiten oder Home-Office längst Realität in vielen Unternehmen und ermöglichen den Angestellten mehr Flexibilität. Doch gerade in solchen Arbeitsmodellen, in denen Abstimmungen häufig zeitversetzt stattfinden müssen, spielt Kommunikation eine zentrale Rolle – und wird häufig zur Herausforderung. Eine neue Studie von Atlassian zeigt: Schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz führt zu Missverständnissen, die Zeit rauben und sich negativ auf Produktivität, emotionales Wohlbefinden und sogar die Karriere auswirken.

Schlechte Kommunikation ist ein Produktivitätskiller

Laut Studie verschwenden deutsche Büroangestellte im Schnitt einen gesamten Arbeitstag im Monat damit, vermeidbare Fehler zu korrigieren, die durch verwirrende E-Mails und Chat-Nachrichten entstanden sind. 89 Prozent haben im Monat vor der Befragung Aufgaben erledigt, die unnötig waren oder noch einmal überarbeitet werden mussten, weil sie eine schriftliche Nachricht falsch verstanden hatten. Zudem verbringen deutsche Büroangestellte im Schnitt drei Stunden pro Woche damit, vage oder missverständliche Nachrichten von Kollegen oder Kunden zu interpretieren. So fließt wertvolle Arbeitszeit nicht in Ergebnisse, sondern in das Auflösen vermeidbarer Missverständnisse.

Gefahr für Unternehmenskultur und Miteinander

Missverständnisse in der schriftlichen Kommunikation verlangsamen nicht nur die Arbeit, sondern beeinflussen auch die Unternehmenskultur nachhaltig. So haben 81 Prozent der Befragten schon einmal erlebt, dass falsch interpretierte Nachrichten negative Konsequenzen für das Arbeitsklima hatten – sei es durch beschädigte Beziehungen zu Kollegen (46 Prozent) oder Eskalationen, die an Vorgesetzte (32 Prozent) oder die Personalabteilung (21 Prozent) herangetragen wurden. Dabei können sich selbst kleine Missverständnisse auf die Karriere niederschlagen: Mehr als jeder Vierte (26 Prozent) hat nach einer Fehlkommunikation am Arbeitsplatz sogar schon in Betracht gezogen, zu kündigen.

Auch das kollegiale Miteinander leidet stark: Fast die Hälfte (47 Prozent) der Befragten gibt an, dass sie schon einmal Groll gegenüber dem Absender einer falsch verstandenen Nachricht empfunden haben. Selbst scheinbar nebensächliche Signale in der schriftlichen Kommunikation können Misstrauen auslösen: 41 Prozent der deutschen Büroangestellten gingen in der Vergangenheit davon aus, eine Kollegin oder ein Kollege würde sie nicht mögen, weil er oder sie zu viele Ausrufezeichen benutzt hat.

„Ein Text, der schärfer rüberkommt, als er eigentlich gemeint war, eine vage Nachricht, die einem den ganzen Nachmittag vermiest, oder die passiv-aggressive Antwort, die man im Nachhinein bereut. Für sich genommen sind das Kleinigkeiten, doch über Wochen und Monate hinweg summieren sie sich und beeinflussen spürbar, wie Teams ihre Arbeit und den Umgang miteinander erleben“, erklärt Jesse Feldman, Lead Product Marketing Manager Loom bei Atlassian.

Missverständnisse durch passende Kanäle vermeiden

Das Problem von missverständlicher Kommunikation liegt oft darin, dass Unternehmen die Wahl und Nutzung ihrer Kommunikationskanäle nicht optimal organisieren. Chat und E-Mail dominieren den Arbeitsalltag – dennoch nennen 44 Prozent der Befragten Chat und 36 Prozent E-Mail als die Formate, die am anfälligsten für Missverständnisse sind. Dabei haben beide Kanäle ihre klare Berechtigung: Während sich Chat hervorragend für die informelle Kommunikation untereinander eignet, sind E-Mails ideal für die Dokumentation wichtiger Entscheidungen und Updates. Problematisch wird es nur dann, wenn Teams versuchen, komplexe Aufgaben, heikle Entscheidungen oder sensible Rückmeldungen ohne Nuancen zu übermitteln.

Gerade bei fragmentierten Arbeitsmodellen ist es wichtig, dass Unternehmen eine Kanalstrategie wählen, die auf reichhaltige Kommunikation setzt und asynchrones Arbeiten unterstützt:

• Kleine emotionale Hinweise in der schriftlichen Kommunikation wie Reaktionen oder Emojis machen Absichten klarer und vermeiden Missverständnisse - 78 Prozent der Büroangestellten weltweit lesen Chats oder E-Mails eher, wenn Emojis enthalten sind, wie bereits eine frühere Studie von Atlassian gezeigt hat.
• Bei sensiblen Inhalten eignen sich kurze, aufgezeichnete Videobotschaften, um besonders nuancierte Informationen richtig zu kommunizieren. Sie bieten die Möglichkeit, Tonfall, Mimik und Kontext zu vermitteln, ohne dass alle Beteiligten gleichzeitig verfügbar sein müssen.
• 59 Prozent der Befragten geben an, dass ein kurzes Video ihre letzte Fehlkommunikation hätte verhindern können, doch nur 27 Prozent nutzen diese Methode.

Unternehmen sollten diese Form der Videokommunikation stärker fördern, um Klarheit zu schaffen, Missverständnisse zu reduzieren und insbesondere Job-Sharer, Teilzeit- oder Remote-Mitarbeitende zu entlasten. So bleibt fragmentierte Arbeit tatsächlich flexibel, ohne dass Überstunden, Stress oder Belastung für Freizeit und Work-Life-Balance die Folge sind, während Produktivität, Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Teams nachhaltig verbessert werden.

Methodik

In Zusammenarbeit mit Wakefield Research hat Atlassian im Zeitraum vom 12. Dezember bis zum 22. Dezember 2025 weltweit insgesamt 7.000 Büroangestellte aus den USA, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Spanien, Australien und Indien ihren Erfahrungen mit Kommunikation am Arbeitsplatz und ihren Auswirkungen befragt. Zu den Befragten zählen sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte.