Wie Unternehmen dem Fachkräftemangel mit modernen IT-Lösungen begegnen können
Der anhaltende Mangel an Fachkräften und jungen Talenten hat sich zu einem gewaltigen Problem für Entscheidungsträger und Mitarbeitende im Personalbereich entwickelt. Eine Studie des ifo Instituts ergab im Dezember 2023, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen, die aktiv auf Personalsuche sind, unter Bewerbermangel leiden.
Auf gut ein Drittel traf diese Aussage zumindest teilweise zu (siehe Abb. unten). Hinzu kommt, dass die heutige Unternehmenslandschaft von einem rasanten Innovationstempo geprägt ist, so dass den Unternehmen nur wenig Zeit bleibt, qualifizierte Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen und mit unterschiedlichen Qualifikationen zu finden. Gleichzeitig nimmt die Verfügbarkeit dieser Fachkräfte ab, was zu einer enormen Belastung der bestehenden Belegschaft führt. Diese doppelte Herausforderung erfordert strategische Maßnahmen. Heutige IT-Lösungen versprechen Abhilfe für HR-Abteilungen und Personalverantwortliche. Die Arbeitslast der Beschäftigten durch eine Automatisierung und Vereinfachung von Routineaufgaben zu reduzieren und Rekrutierungsprozesse zu professionalisieren sollte für Unternehmen deshalb oberste Priorität haben.
Automatisierung repetitiver Aufgaben zur Entlastung der Belegschaft
Mitarbeitende im Personalwesen verbringen einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit immer wiederkehrenden Aufgaben. Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, der Zeiterfassung, Krankmeldungen oder Gehaltsabrechnungen verschlingen wertvolle Zeit- und Personalressourcen, die für anspruchsvollere Tätigkeiten genutzt werden könnten. Durch den Einsatz moderner, automatisierter IT-Lösungen zur Personal- und Projektzeiterfassung, Einsatzplanung, Vorgangsverwaltung oder eines digitalen Workflow-Managements – etwa tisoware.HR – können Ressourcen sinnvoll genutzt und beträchtliche personelle Kapazitäten freigesetzt werden. Durch die datengestützte Architektur solcher Systeme verfügen Betriebsverantwortliche auf Basis umfassender Zahlen, Analysen und Auswertungen über alle wichtigen Informationen, um Aufgaben effizient und qualifikationsbezogen zu organisieren und distribuieren.
Intelligente Lösungen für erfolgreiche Recruiting-Prozesse
Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) sieht den anhaltenden Fachkräftemangel innerhalb seiner Top acht HR-Trends 2024 weiterhin als dringlichste Herausforderung im Personalwesen an. Umso wichtiger wird für Unternehmen die Professionalisierung ihrer Rekrutierungsprozesse. Fortschrittliche Bewerbermanagement-Lösungen – etwa die BM-Software von Persis – ermöglichen durch automatisierte Prozesse eine schnellere, effizientere und damit erfolgreichere Kandidatensuche – von der Beschreibungserstellung vakanter Positionen bis hin zur Ad-hoc-Bewertung, statistischen Aufbereitung und Erfolgskontrolle. Sie gewährleisten im ersten Schritt eine automatische Integration freier Stellen in die Firmenhomepage, die Anbindung an Jobbörsen, Social Media-Plattformen sowie eine Schnittstelle zum Portal der Bundesanstalt für Arbeit. Auch die nächsten Schritte des Bewerbermanagement- Prozesses können durch Automatisierung stark vereinfacht und wesentlich effizienter gestaltet werden. Etwa durch die Möglichkeit, mittels KI-gestütztem CV-Parsing Informationen aus digital vorliegenden Lebensläufen in definierte Datenfelder übertragen zu lassen. Auf diese Weise stehen diese Daten sofort zur Evaluierung und weiteren Verarbeitung einheitlich zur Verfügung. Bei Bedarf können so auch andere Fachabteilungen auf diese zugreifen, was einen dezentralen Bewertungsprozess möglich macht. Auch die Generierung von Rückmeldungs-Briefen oder -Mails kann auf Grundlage dieser vorliegenden Daten von Bewerbenden abgewickelt werden, was den Zeitaufwand für solche Routineaufgaben erheblich reduziert. Man sieht, insbesondere in der HR-Abteilung besteht Automatisierungspotential, das es zu heben gilt.
Talente technologieunterstützt halten und fördern
Ein wichtiges Mittel gegen den Fachkräftemangel ist auch die konsequente Bindung und Förderung bestehender Mitarbeitender. Hier ist eine gezielte Personalentwicklung der Schlüssel, um langfristig erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben. Personalverantwortliche sollten genaue Kenntnis darüber besitzen, welche Kompetenzen und Potenziale die eigenen Mitarbeitenden haben – und welche im Unternehmen benötigt werden. Intelligente Personalentwicklungs-Tools – etwa die Personalentwicklungssoftware von Persis – unterstützen heute auf Augenhöhe bei der Karriereplanung, Mitarbeitergesprächen und Potenzialanalysen. Sie verbessern durch ein flexibles Teilnahmemanagement die Kommunikation zwischen Unternehmensverantwortlichen und Mitarbeitenden, bilden Gesprächsprozesse unter Berücksichtigung individueller Gesprächsdarstellungen vollständig ab und ermöglichen ein 360-Grad-Feedback. Führungskräfte können dabei Gesprächsergebnisse und Bewertungen direkt in ein Software-System einpflegen. Darüber hinaus liefern sie IST-Analysen und die Definition von Soll-Kompetenzen, generieren automatisch Dokumente wie Gesprächsbögen, bieten Erinnerungsfunktionen und unterstützen bei der Entwicklung konkreter Entwicklungsmaßnahmen.
Der richtige Maßnahmen-Mix ist erfolgsentschei-dend
Durch eine Kombination aus umfassend automatisiertem Bewerbermanagement und einer IT-gestützten Personalentwicklung, wird ein ganzheitliches Workforce-Gesamtportfolio geschaffen, in dem auch Künstliche Intelligenz zunehmend eine Rolle spielt – etwa beim CV-Parsing mithilfe von Deep Learning-Funktionalitäten. Durch dieses Zusammenspiel, inklusive der nahtlosen Anbindung an ein eingesetztes ERP-System, sind Personalabteilungen in der Lage, den Herausforderungen des aktuellen Arbeitsmarktes auch zukünftig zu begegnen. Die eigenen Mitarbeitenden stellen für Firmen – ganz besonders in der heutigen Zeit – ein besonders hohes Gut dar. Sie sind der Motor des Unternehmenserfolges und sollten ein Maximum an Wertschätzung und Unterstützung im Rahmen ihrer Tätigkeit erfahren. Deshalb ist es umso wichtiger, eine Belegschaft die negativen Begleiterscheinungen des anhaltenden Fachkräftemangels nicht tatenlos ausbaden zu lassen. Der Einsatz geeigneter technologischer Lösungen unterstützt Unternehmen und Mitarbeitende dabei, personelle Engpässe aufzufangen und so eine zunehmende Überforderung und Unzufriedenheit – die sich im schlimmsten Fall in Kündigungen entlädt – zu verhindern.