Die gesellschaftlichen Entwicklungen der vergangenen Jahre – insbesondere die Auswirkungen der Corona-Pandemie – haben die Arbeitswelt tiefgreifend verändert und das Zeitalter der „New Work“ eingeläutet.
Dieses Konzept steht für eine Verlagerung von traditionellen, hierarchischen und klar definierten Arbeitsstrukturen hin zu dynamischeren, flexibleren und mitarbeiterorientierten Modellen. New Work ist hierbei nicht nur ein Schlagwort, sondern steht für eine Philosophie, welche die Art und Weise, wie Menschen Arbeit wahrnehmen und mit ihr umgehen, neu definiert. In den 70er-Jahren des 20. Jahrhunderts durch den Philosophen Frithjof Bergmann geprägt, steht „New Work“ insbesondere für Autonomie, persönliche Entfaltung und eine Abkehr vom herkömmlichen 9-to-5-Paradigma. Zu ihren Kernprinzipien gehören deshalb vor allem Selbstbestimmung, Kreativität und das Streben nach sinnvoller Arbeit.
Intelligente Lösungen als eine Grundvoraussetzung des Transformationsprozesses
Im Gegensatz zu Arbeit 4.0, die sich vorrangig mit Lösungen zur Bewältigung der digitalen Transformation beschäftigt, beschreibt „New Work“ einen Wandel von Sinn- und Wertefragen, der zu veränderten Erwartungen der Mitarbeitenden an ihre Arbeitswelt führt. Unternehmen stehen damit vor der Herausforderung, rechtzeitig auf die damit verbundenen Veränderungen in der Arbeitswelt zu reagieren. Doch auch wenn New Work nicht originär technologieabhängig ist, sind ohne den Einsatz moderner Technologien und eine entsprechende IT-Infrastruktur viele Aspekte moderner Arbeit jedoch nur schwer oder gar nicht umsetzbar. Dies betrifft vor allem hybride Beschäftigungsmodelle mit flexiblen Arbeitszeiten, Work-Life-Blending oder agile Arbeitsmethoden. Um sich Themen wie dem Kulturwandel oder Leadership wirklich sinnvoll widmen zu können, müssen deshalb in erster Linie einmal die Kernprozesse von Unternehmen, Organisationen oder Behörden maximal effizient funktionieren. Cloud-Lösungen und mobile Anwendungen unterstützen dabei zusätzlich, ein Höchstmaß an Flexibilität – sowohl zeitlich als auch räumlich – zu erreichen. Denn nur wenn die notwendigen technischen Voraussetzungen erfüllt sind, verfügen Mitarbeitende über die nötigen zeitlichen Kapazitäten, sich entsprechenden Transformationsprojekten intensiv widmen und diese erfolgreich umsetzen zu können.
„Getrieben durch technologische Entwicklungen befindet sich die Arbeitswelt in einem stetigen Wandel. Die Digitalisierung von Arbeit und Arbeitsprozessen ist dabei eine der größten Veränderungen unserer Zeit. Digitales Arbeiten ermöglicht es, sowohl zeit- als auch ortsunabhängig verschiedenste Arbeitsprozesse einzurichten, zu koordinieren und umzusetzen. Dabei geht digitale Arbeit mit Veränderungen auf verschiedenen Ebenen einher. Durch Digitalisierung werden beispielsweise Prozesse (teilweise) standardisiert, automatisiert und flexibilisiert (…).“
Automatisierte Prozesse setzen wichtige Potenziale frei
Um Verwaltungsprozesse – insbesondere auch im Personalwesen – neu gestalten und dadurch die zur Umsetzung von New Work nötigen Potenziale freisetzen zu können, benötigen Unternehmen deshalb moderne Tools – etwa zur Arbeitszeiterfassung oder automatisierten Bearbeitung elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, wie etwa von tisoware. Gerade in Deutschland, wo strenge Vorschriften die Arbeitszeiten und Überstunden regeln, bieten solche Systeme eine umfassende Lösung zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und ermöglichen so faire, transparente und vor allem flexible Arbeitsbedingungen. Entscheidend bei Lösungen zur IT-gestützten Zeiterfassung ist darüber hinaus ihre Fähigkeit, datengestützte Erkenntnisse zu liefern. Durch die Analyse einer Vielzahl generierter Informationen können Unternehmen Muster erkennen, Arbeitsabläufe optimieren und fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung treffen. Gerade diesen Aspekt sollten sich deutsche Unternehmen zu Herzen nehmen – einerseits eine digitale und mobile Arbeitszeiterfassung nach dem in Bälde erwarteten Arbeitszeiterfassungsgesetz zu implementieren und sich auf der anderen Seite zeitgleich mit dem Mehrwert solch digitaler Lösungen zu beschäftigen.
Ein datengetriebener Ansatz steht definitiv im Einklang mit den Prinzipien von „New Work“, da er Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Optimierung fördert. Auch die gesetzlich festgelegte Umstellung auf einen elektronischen Bescheinigungsprozess im Arbeitsunfähigkeitsfall hat das Prozedere sowohl für Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende vereinfacht. In „New Work“-Umgebungen, die durch dezentrale und flexible Arbeitsregelungen gekennzeichnet sind, ist die automatische Zugänglichkeit elektronischer Bescheinigungen und deren Auswertung und Verarbeitung mittels digitaler Lösungen besonders wichtig. Sie reduzieren den Arbeitsaufwand durch automatisierte Prozesse erheblich, senken die Fehlerquote und setzen – wie auch bei der digitalen Zeiterfassung – zeitliche und personelle Kapazitäten frei. Weitere intelligente Lösungen – etwa zur Personaleinsatzplanung, Projektzeiterfassung, Vorgangsverwaltung, für das Workflow- oder Projektzeiterfassungsmanagement – dienen ebenfalls diesem Zwecke. Je nach individuellem Bedarf unterstützen all diese Technologien Unternehmen dabei, interne Potenziale voll auszuschöpfen und den Weg zur Etablierung einer erfolgreichen „New Work“-Kultur zu ebnen.
Strukturelle Transformation und Technologie müssen Hand in Hand gehen
Eine Arbeits- oder Unternehmenskultur zu verändern ist in erster Linie ein inhaltliches Vorhaben, dessen Erfolg oder Misserfolg nicht primär von einer bestimmten Softwarelösung abhängt. Organisationen, die sich solche Transformationsprozesse zum Ziel gesetzt haben, treiben mitunter jahrelang entsprechende Initiativen voran, an deren Ende einzelne Softwarelösungen als „Erfüllungsgehilfen“ wichtige unterstützende Bestandteile sein können. Es ist jedoch unbestritten, dass eine Transformation hin zu einer gelebten „New Work“-Kultur nur mit technologischer Unterstützung gelingen kann. Unternehmen, die sich „New Work“ zukünftig auf die Fahne geschrieben haben, sollten sich deshalb auch frühzeitig mit den Potenzialen moderner IT-Lösungen auseinandersetzen. Tragen diese doch nicht unwesentlich zu einem kontinuierlichen Wandel der gelebten Arbeitskultur bei.