E-Rechnungen – so geht die Post ab

Seit diesem Jahr ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Doch bei der Einführung machen Unternehmen sechs typische Fehler, die den Erfolg vereiteln. Die Experten für Steuersoftware von Avalara zeigen, wie man sie vermeidet.

Mit dem Inkrafttreten der Doch die Erfahrung zeigt: Obwohl viele Betriebe mit Dringlichkeit handeln, geraten zu oft Bemühungen ins Stocken oder scheitern vollständig – nicht aus Mangel an Willen, sondern aufgrund von strategischen und technischen Fehlplanungen. Darauf deutete bereits eine Studie im Dezember 2024 hin:

Weniger als die Hälfte der Firmen in Deutschland konnten laut Angaben des Digitalverbands Bitkom im vergangenen Jahr Rechnungen als E-Invoice empfangen. Das ist brisant, denn seit dem 1. Januar ist die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung genannt, im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Aktuell müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, ab 2027 wird auch die Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen eingeführt. 

Zahlen für dieses Jahr liegen noch nicht vor, aber ganz sicher gibt es noch jede Menge Nachzügler – aus Gründen. Firmen verheddern sich bei der Einführung laut dem Experten für Steuersoftware Avalara gerne in diese sechs typischen Fallstricke:

1. Unklare Verantwortlichkeiten führen zu Fragmentierung
   Wenn keine einzelne Abteilung die Verantwortung für die betriebliche E-Rechnungsstrategie übernimmt, entstehen Reibungsverluste zwischen IT, Steuer- und Finanzabteilung. Projekte stagnieren teilweise wochenlang und geraten dann unter enormen Zeitdruck. Die Lösung: eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeit an das Finanzteam, unterstützt durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und einem strukturierten Projektmanagement.
   
   
2. Compliance-Denken verhindert Skalierbarkeit
   Wer sich ausschließlich auf die unmittelbar bevorstehenden Fristen konzentriert, entwickelt oft Insellösungen ohne strategischen Mehrwert und Zukunftsperspektive. Stattdessen sollte eine langfristige Roadmap mit zentraler Steuerung erstellt werden, die über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinausgeht, und stattdessen die Grundlage schafft für nachhaltige Compliance, Flexibilität und Wachstum.
   
   
3. „Plug-and-Play“-Integration ist eine Illusion
   E-Invoicing ist weit mehr als eine einfache Softwareinstallation. Das Thema betrifft sensible Rechnungsdaten, Genehmigungsworkflows und ERP-Systeme – wobei die Anforderungen je nach Land variieren können. Ein ganzheitlicher Blick auf das gesamte Rechnungsökosystem, kombiniert mit frühzeitigen Tests, sind entscheidend für den Erfolg.
   
   
4. Verpasste Fristen
   Mit B2B-E-Rechnungsmandaten, die in Frankreich, Deutschland, Belgien und Polen bereits in Kraft sind oder bald kommen werden, wird die Zeit knapp. Unternehmen, die abwarten oder zögern, riskieren überstürzte Implementierungen, Engpässe bei Anbietern oder Dienstleistern, und letztlich eine mangelhafte Compliance. Möglichst frühzeitiges Handeln schafft hier Planbarkeit.
   
   
5. Das Risiko von Alleingängen
   Sich ausschließlich auf interne Ressourcen zu verlassen oder darauf zu hoffen, dass der E-Invoicing-Anbieter „alles erledigt“, erhöht die Gefahr, kritische Lücken in der Umsetzung zu übersehen. Externes Fachwissen von Anfang an einzubeziehen, schafft Sicherheit und Effizienz bei der erfolgreichen Umsetzung.
   
   
6. Schlechte Datenqualität führt zum Scheitern des Projekts
   Auf Beyond Buzzwords werden wir nicht Müde, unseren Lesern diese unangenehme Wahrheit einzutrichtern: Eine frühe und sorgfältige Bewertung der Datenlage und Bereinigung von Stammdaten sind unerlässliche Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt. Denn unvollständige Stammdaten, Inkonsistenzen und fehlende Pflichtfelder gehören zu den häufigsten Ursachen für abgelehnte E-Rechnungen.

Fazit: E-Rechnungsstellung ist weit mehr als nur eine Frage der Compliance. Sie eröffnet Betrieben neue Potenziale in Sachen Effizienz, IT- und Datensicherheit und unterstützt die globale Skalierbarkeit. Angesichts sich dynamisch entwickelnder regulatorischer Anforderungen ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um eine ganzheitliche Strategie zu entwickeln. Wichtig ist hier eine Strategie, die Compliance gewährleistet, Risiken minimiert und künftiges Unternehmenswachstum nachhaltig fördert.