Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) soll administrative Prozesse modernisieren. Bis Ende des Jahres müssen Unternehmen ihre Mitarbeiterdaten in ein revisionssicheres elektronisches System überführt haben.
Die gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte greift - basierend auf den aktuellen gesetzlichen Neuregelungen zum Bürokratieabbau - für deutsche Unternehmen voraussichtlich ab dem 1. Januar 2027. Unternehmen haben ein Zeitfenster von knapp zwei Jahren, um ihre Archivstrukturen an die GoBD-Richtlinien anzupassen. Nach diesem Termin drohen rechtliche Unsicherheiten bei der Beweisführung vor Arbeitsgerichten.
Da das Einscannen von Altdaten mehrere Monate in Anspruch nimmt, ist eine frühzeitige Projektplanung noch in diesem Jahr essenziell. Wie aber dabei vorgehen?
Wie können Unternehmen effizient Personalakten digitalisieren?
Um Personalakten zu digitalisieren, müssen Unternehmen einen strukturierten Prozess aus Datenbereinigung, Softwareauswahl und der Überführung der Bestandsdaten durchführen. Das garantiert, dass nur relevante, DSGVO-konforme Informationen in das neue System eingehen.
Der erste Schritt besteht oft in einer rigorosen Entschlackung: Firmen sollten Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist vor dem Scan-Vorgang vernichten. Beim eigentlichen Digitalisierungsvorgang stehen Firmen vor der Wahl zwischen einem Inhouse-Projekt oder einem spezialisierten Scandienstleister. Externe Dienstleister verfügen oft über Hochleistungsscanner, welche die Anforderungen der TR-RESISCAN automatisch erfüllen. Nach dem Import in das digitale Archiv ist die Vergabe von Metadaten entscheidend, damit Dokumente über Suchfunktionen sofort auffindbar sind.
Die Rolle des Betriebsrats bei der Einführung
Bei der Einführung einer digitalen Verwaltung hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne eine Betriebsvereinbarung für einen rechtssicheren Rollout geht es daher nicht. Darin sollten insbesondere die Zugriffsrechte und technischen Sicherheitsmaßnahmen geregelt sein. Es muss klargestellt sein, dass die digitale Akte der Vereinfachung der Verwaltung dient. Wer den Betriebsrat als Partner versteht, steigert die Akzeptanz bei der gesamten Belegschaft erheblich. Oftmals fordern Arbeitnehmervertreter zu Recht einen Self-Service-Lesezugriff für Mitarbeiter auf ihre eigene Akte. Ein transparenter Dialog verhindert langwierige gerichtliche Auseinandersetzungen über die Zulässigkeit des Systems.
Wirtschaftlichen Vorteile durch die Umstellung
Investitionen in die digitale Personalakte amortisieren sich durch signifikante Einsparungen bei Lagerflächen, Materialkosten und vor allem durch die Reduzierung administrativer Suchzeiten. Ein schneller Return on Investment (ROI) steht in Aussicht, da Personalreferenten pro Vorgang deutlich weniger Zeit benötigen.
Papierarchive binden wertvolle Bürofläche, die sich für produktivere Zwecke anbieten würde. Auch indirekte Kosten für den Versand von Dokumenten entfallen nahezu vollständig. In einer hybriden Arbeitswelt ist die softwaregestützte Verwaltung zudem die Grundvoraussetzung dafür, dass sich HR-Prozesse auch aus dem Homeoffice heraus ohne Medienbruch steuern lassen. Die Fehlerquote sinkt drastisch, da automatische Klassifizierungen Dokumente seltener „verlieren“ als ein menschlicher Bearbeiter im falschen Hängeregister.
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